Bij vrijwel elke klant die bij ons binnenkomt zien we hetzelfde: de grote facturen zijn keurig bewaard, maar de kleine uitgaven verdwijnen in een jaszak of een verloren mailbox. Zonde, want juist die kleine bedragen tellen over een jaar flink op — en ze zijn gewoon aftrekbaar.

Dit zijn de vijf die we het vaakst missen.

1. Parkeerkosten en tankbonnetjes

Een parkeerticket van drie euro voelt niet als iets om te bewaren. Maar wie wekelijks een paar keer bij een klant parkeert, laat over een jaar zomaar een paar honderd euro liggen. Hetzelfde geldt voor tanken onderweg naar een zakelijke afspraak.

Praktische tip: maak direct bij de automaat een foto van het ticket met je telefoon. De papieren bon vervaagt toch binnen een paar weken.

2. Zakelijke lunches en koffie

Een kop koffie tijdens een klantgesprek of een lunch met een zakenpartner is een zakelijke uitgave. Let wel op: voor zakelijke etenswaren en consumpties geldt een beperking in de aftrekbaarheid, en de btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is niet terug te vragen. Bewaar de bon dus wel — maar reken je niet rijk.

3. Software-abonnementen die automatisch afschrijven

Dit is misschien wel de sluipmoordenaar. Denk aan opslagruimte in de cloud, een ontwerpprogramma, een planningstool of je websitehosting. Die bedragen worden automatisch afgeschreven, de factuur komt binnen per e-mail, en verdwijnt tussen de rest.

  • Maak in je mailbox één map aan met de naam "Facturen".
  • Stel een filterregel in die mails met "factuur" of "invoice" daar automatisch naartoe verplaatst.
  • Loop die map één keer per maand door.

4. Telefoon- en internetkosten

Gebruik je je privételefoon ook zakelijk? Dan is het zakelijke deel van je abonnement aftrekbaar. Veel ondernemers slaan dit over omdat ze denken dat het "te ingewikkeld" is om te splitsen, maar een redelijke, onderbouwde verdeling volstaat.

5. Bonnen van vóór je inschrijving

Kosten die je maakte in de aanloop naar je onderneming — een laptop, een cursus, de inschrijving bij de Kamer van Koophandel — kun je in veel gevallen alsnog opvoeren, ook als je toen nog geen btw-nummer had. Veel starters gooien deze bonnen weg omdat ze denken dat het "nog niet telde".

Onthoud vooral dit: je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Een digitale foto van een bon is daarbij toegestaan, mits die leesbaar is en je hem kunt terugvinden. Je hoeft dus geen schoenendoos vol papier te bewaren — een goed geordende map op je telefoon of in de cloud is genoeg.

Hoe je dit voorkomt

De ondernemers bij wie het goed gaat, hebben allemaal hetzelfde gemeen: ze hebben er een vast moment voor. Vijf minuten op vrijdagmiddag, telefoon erbij, alles wat er die week bij kwam erin — klaar. Dat is minder werk dan één keer per kwartaal proberen te reconstrueren wat je ook alweer waar hebt uitgegeven.